Fleksibilitet og tilfredse kunder – det og meget mere, fik Jobcentrer Ringkøbing Skjern, ud af en forandringsproces.
– fleksibiliteten giver tilfredse kunder
Udfordring i Ringkøbing Skjern Kommunes jobcenter
I foråret 2016 er ledelsen af Ringkøbing Skjern Kommunes jobcenter moden til en forandringsproces.
Arbejdsbelastningen i jobcentret er skævt fordelt, så nogen har alt for travlt, og de øvrige kolleger kan ikke aflaste dem. Udfordringen er, at medarbejderne er fast tilknyttet hver sin afdeling og hvert sit ydelsesområde.
Et udtalt ønske hos ledelsen er, at ressourcerne skal bruges mere fleksibelt på tværs af organisationen. Samtidig skal der gøres mere plads til begejstring.
Hvad er ideen med forandringsprocessen?
Marlene Nordenlund bliver involveret som professionel forandringskonsulent. Hun skal stå for en proces, der både lytter til kunder, ledelse og medarbejdere.
Alle idéer skal på bordet, og de bedste skal kunne praktiseres i hverdagen. Målet er, at det bliver lettere at leve op til kundernes krav, og at arbejdsmiljøet og fleksibiliteten bliver forbedret, uden at driften bliver dyrere.
En forudsætning for at lykkes med processen er, at ledelse og medarbejdere er bevidste om kundernes oplevelser, og at alle har et fælles billede af, hvordan de interne arbejdsgange understøtter – eller forhindrer – en optimal service.
Selv om alle kan se, der er brug for forandring, er nye metoder og strukturer automatisk forbundet med en frygt for tab af relationer og trygge rutiner. Her hjælper Marlene med at italesætte mål og værdier, så alle er parate til at sige farvel til de kendte mønstre, og hver især kan se, hvordan han eller hun kan gøre en forskel i de nye.
Når alle føler sig hørt og set og har et medejerskab for de nye strukturer og arbejdsmetoder fra starten, er chancen for succes så meget større.
Forandringsprocessen i overblik
Forandringsprocessen er delt i følgende hovedpunkter
- Research
- Interne arbejdsgange
- Interviews med virksomheder
- Workshop for jobcentrets ledere om visionen
- Præsentation og workshop for medarbejderne
- Fælles workshop for ledere og medarbejdere
- Efterbearbejdning
- Handlingsplan
Samarbejde om research
Basisinformationerne bliver indsamlet dels af Marlene Nordenlund, dels internt i organisationen. Marlene leder en workshop med udvalgte virksomheder, og det resulterer i et katalog af ønsker fra virksomhederne, som alle er jobcentrets kunder.
Jobcentrets medarbejdere sørger selv for at beskrive organisationsstruktur, arbejdsgange og rutiner.
Samlet danner researchmaterialet grundlag for første workshop med lederne.
Lederne lægger linjen
Formålet med lederworkshoppen er at sikre, at alle i ledergruppen er klar til at gå forrest i forandringsprocessen. De må også give slip på forhåndskrav til den organisering, der skal opbygges.
På workshoppen arbejder lederne sig frem til en ambitiøs vision for fremtidens virksomhedsservice, nogle grundlæggende værdier og en skitse til jobcentrets nye identitet.
Medarbejderne i enrum
Lederne præsenterer visionen og de overordnede rammer for identitet og værdier på et møde med medarbejderne. Derefter holder Marlene en workshop med medarbejderne alene.
Her får alle tid til at tale om frygt og forventninger, de kan sætte egne billeder på de værdier, jobcentret skal leve op til, og de får talt om, hvordan de ligeværdigt kan løfte i flok.
Forstyrrelser og nye vinkler
På den fælles workshopdag bliver alle ideer til ny organisering visualiseret i mødelokalet. Alle bliver delt i grupper med både ledere og medarbejdere for at gennemdrøfte ideerne. Undervejs bliver grupperne udfordret med forstyrrelser, der skal indkredse alle aspekter ved de forskellige organisationsideer.
Ideerne bliver bearbejdet i en cirkulær proces, så det står klart, om de matcher vision, identitet og værdier, og hvilke konsekvenser de har for evner, adfærd og omgivelser.
Endelig bliver hver gruppe bedt om at skitsere en favorit organisationsmodel, som præsenteres ved en samlet fernisering.
Ubrugte ideer samler Marlene efterfølgende i et idékatalog, der afleveres til ledelsen.
Efterbearbejdning
Inden et afsluttende lederseminar, skitserer Marlene den røde tråd i konklusionerne fra efterårets møder og workshops. Hun designer en organisationsmodel, der understreger ligeværdigheden i alle opgaver.
På lederseminaret bliver modellen godkendt og videreudviklet, og medarbejderne kan efterfølgende se sig selv i den ny måde at arbejde på. Herefter handler det ”blot” om at gennemføre omstruktureringen og begynde at indarbejde de nye rutiner.
Effektiv proces
Ledergruppen bliver præsenteret for oplægget til forandringsprocessen i juni, mens hele forløbet gennemføres fra august til november. I december – under et halvt år efter processens start – får medarbejderne de kompetenceløft, de har ønsket for at have fælles fagligt grundlag og for at optimere omorganiseringen.
Resultatet er, at medarbejderne føler sig som en samlet styrke, og alle har fået en plads, hvor deres personlige styrker kommer til sin ret.
”Processen har været effektiv. Workshoppen, for medarbejderne alene, som optakt til den fælles kreative dag var givet godt ud, for alle kom til den fælles workshop med et åbent sind og en vilje til at tænke nyt. Vi fik meget ud af den kreative workshop, og vi blev ført trygt igennem forandringsprocessen, fordi Marlene holdt godt fast i strukturen fra start til slut”, siger Kim Ulv Christensen, beskæftigelseschef.
Kort om Marlene Nordenlund
Uddannelse:
- MBA Master Class i forandringsledelse
- Uddannet i NLP med psykoterapeutisk overbygning
- Uddannet coach
Marlene Nordenlund har tidligere været jobkonsulent og har specialkendskab til jobcentre. Hun mestrer Den cirkulære Proces og forstår de psykologiske mekanismer, der udspiller sig i forandringsprocesser.
Hun er fagligt velfunderet og taler et klart og let forståeligt sprog. Hun har en ligeværdig og konstruktiv tilgang til alle parter i organisationen, og hendes styrke er struktur og overblik.
Marlene har et bredt netværk af mennesker med komplementære kompetencer, som hun kan trække ind, hvor det er optimalt. I den aktuelle case blev Nina Ejlskov tilknyttet den kreative workshop med sit speciale i transformativ læring.
”Processen har været effektiv. Workshoppen, for medarbejderne alene, som optakt til den fælles kreative dag var givet godt ud, for alle kom til den fælles workshop med et åbent sind og en vilje til at tænke nyt. Vi fik meget ud af den kreative workshop, og vi blev ført trygt igennem forandringsprocessen, fordi Marlene holdt godt fast i strukturen fra start til slut”, siger Kim Ulv Christensen, beskæftigelseschef.
